Pflichten der Mandatsführung, Handakten, beA und Fortbildung

Die meisten Beschwerden bei den Kammern betreffen nicht die großen Pflichten, sondern den Alltag. Der Mandant erfährt nichts über den Stand seiner Sache, Anrufe bleiben unbeantwortet, ein Empfangsbekenntnis kommt nicht zurück, die Handakte wird nicht herausgegeben, das Postfach wird nicht abgerufen. Diese Pflichten stehen verstreut in der Berufsordnung und in der BRAO. Über § 43 BRAO werden sie zu Berufspflichten, deren Verletzung von der Belehrung bis zur Geldbuße geahndet wird. Dieses Kapitel fasst sie zusammen.

Unterrichtung des Mandanten

Nach § 11 BORA hat der Anwalt das Mandat in angemessener Zeit zu bearbeiten, den Mandanten über alle für den Fortgang der Sache wesentlichen Vorgänge und Maßnahmen unverzüglich zu unterrichten, ihm von allen wesentlichen Schriftstücken Kenntnis zu geben, die er erhält oder versendet, und Anfragen des Mandanten unverzüglich zu beantworten. Auf dieser Norm beruht die häufigste Beschwerde überhaupt, der Anwalt meldet sich nicht. Wesentlich ist jeder Vorgang, der die Rechtsposition des Mandanten verändert oder eine Entscheidung verlangt, ein Schriftsatz des Gegners, eine gerichtliche Verfügung, ein Vergleichsvorschlag, ein Termin, eine Entscheidung. Unwesentlich sind Zwischenverfügungen ohne Inhalt. Die Unterrichtung kann mündlich geschehen, sollte aber dokumentiert werden, und statt der Übersendung eines Schriftstücks genügt in geeigneten Fällen eine Zusammenfassung, wenn der Mandant das so will. Die Kammern erwarten, dass Anfragen binnen weniger Tage beantwortet werden, und sie werten wiederholtes Schweigen als Pflichtverletzung, ob dem Mandanten ein Schaden entstanden ist oder nicht.

Das Umgehungsverbot

§ 12 BORA verbietet dem Anwalt, den gegnerischen Anwalt zu übergehen und unmittelbar mit dessen Mandanten zu verhandeln oder zu korrespondieren, sobald er weiß, dass die Gegenseite anwaltlich vertreten ist. Ausgenommen sind die Einwilligung des gegnerischen Anwalts und die Gefahr im Verzug, wobei der gegnerische Anwalt dann unverzüglich zu unterrichten ist und von schriftlichen Mitteilungen Abschriften erhält. Das Verbot gehört zu den wenigen Vorschriften, die die Interessen der Gegenseite schützen. Es soll den Gegner davor bewahren, ohne den Rat seines Anwalts Erklärungen abzugeben. Es gilt auch für den Verteidiger gegenüber dem anwaltlich vertretenen Nebenkläger und für die Kontaktaufnahme mit einem Zeugen, der einen anwaltlichen Beistand hat, soweit es um die Sache geht. Es gilt nicht für die Mitteilung, dass man den Gegner nicht mehr direkt anschreiben werde, nicht für Schriftstücke, die dem Gegner zur Kenntnis und zugleich seinem Anwalt übersandt werden, und nicht für Gespräche, die der Gegner selbst beginnt, wobei der Anwalt ihn dann an seinen Anwalt verweisen sollte. Ein Verstoß ist eine Pflichtverletzung, die regelmäßig mit einer Rüge geahndet wird, und ans Licht kommt sie meist durch die Beschwerde des gegnerischen Anwalts bei der Kammer.

Zustellungen, Empfangsbekenntnisse und Fristen

Nach § 14 BORA hat der Anwalt ordnungsgemäße Zustellungen entgegenzunehmen und das Empfangsbekenntnis mit dem Datum versehen unverzüglich zu erteilen. Die Entgegennahme verweigern darf er nur, wenn die Zustellung nicht ordnungsgemäß ist, etwa weil er nicht mehr bevollmächtigt ist. Wer Empfangsbekenntnisse zurückhält, um Fristen hinauszuschieben, verletzt seine Pflicht und erreicht nichts, weil das Gericht auf die förmliche Zustellung ausweichen kann. Seit der elektronischen Zustellung ist das Empfangsbekenntnis ein elektronisches Dokument, das über das besondere elektronische Anwaltspostfach zurückgeht. Das Datum, das der Anwalt einträgt, ist nicht der Tag des Eingangs im Postfach, sondern der Tag, an dem er das Schriftstück mit dem Willen entgegennimmt, es als zugestellt gelten zu lassen. Das ist ein Spielraum, der redlich genutzt werden darf, kein Freibrief. Die Fristenkontrolle ist zivilrechtlich das häufigste Haftungsthema und berufsrechtlich eine Frage der Kanzleiorganisation, die das Kapitel zur Büroorganisation behandelt. Ein einzelnes Fristversäumnis ist ein Haftungsfall, kein Berufsrechtsfall. Die Häufung ist beides.

Mandatsniederlegung und Kündigung zur Unzeit

Der Anwalt kann das Mandat nach § 627 BGB jederzeit kündigen, nur nicht zur Unzeit, es sei denn, ein wichtiger Grund liegt vor. Zur Unzeit kündigt, wer den Mandanten in einer Lage zurücklässt, in der er nicht rechtzeitig anderen Rat findet, kurz vor einem Termin oder vor Ablauf einer Frist. Wer so kündigt, haftet für den Schaden und verletzt zugleich seine Berufspflicht. Ein wichtiger Grund ist das zerstörte Vertrauensverhältnis, die Weigerung des Mandanten, einen angeforderten Vorschuss zu zahlen, die Aufforderung zu pflichtwidrigem Verhalten oder ein nachträglich erkannter Interessenkonflikt, der die Niederlegung sogar gebietet. Auch dann muss der Anwalt die Niederlegung so mitteilen, dass der Mandant die nötigen Schritte ergreifen kann, er muss auf laufende Fristen hinweisen, und er bleibt verantwortlich, bis die Niederlegung dem Gericht zugegangen ist. In Verfahren mit Anwaltszwang endet die Vertretung gegenüber dem Gericht erst mit der Bestellung eines neuen Anwalts. Der Pflichtverteidiger kann nicht niederlegen, er kann nur seine Entpflichtung beantragen.

Handakten

§ 50 BRAO verpflichtet zur Führung von Handakten, aus denen sich ein geordnetes und zutreffendes Bild der Mandatsbearbeitung ergibt, auf Papier oder elektronisch. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre und beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Für die Dokumente, die der Anwalt vom Mandanten oder für ihn erhalten hat, endet sie früher, wenn er den Mandanten aufgefordert hat, sie in Empfang zu nehmen, und dieser binnen sechs Monaten nicht reagiert. § 147 AO verlangt für Buchführungsunterlagen längere Fristen, und die Regressverjährung kann bis zu dreißig Jahre laufen. Das spricht dafür, Akten nicht nach sechs Jahren zu vernichten, sondern erst nach den Verjährungsfristen für Regressansprüche, soweit der Datenschutz das zulässt. Bei Mandatsende hat der Mandant Anspruch auf Herausgabe der Handakte, soweit sie keine Kanzleiinterna enthält, also auf die Korrespondenz mit ihm und mit Dritten, auf Urkunden und Schriftsätze, nicht auf interne Vermerke und Notizen des Anwalts. Das Zurückbehaltungsrecht wegen offener Gebühren begrenzt § 50 Abs. 3 BRAO. Es besteht nicht, soweit die Vorenthaltung nach den Umständen unangemessen wäre, etwa wenn der Mandant die Akte für einen laufenden Prozess braucht oder die Gebührenforderung geringfügig oder streitig ist. Die elektronische Handakte muss dieselben Anforderungen erfüllen, vollständig, unveränderbar und lesbar, und die Herausgabe kann durch Übermittlung einer Datei geschehen, wenn der Mandant damit einverstanden ist.

Das besondere elektronische Anwaltspostfach

Seit dem 1. Januar 2022 gilt die aktive Nutzungspflicht des elektronischen Rechtsverkehrs, und die Verfahrensordnungen fassen sie unterschiedlich weit. § 130d ZPO verlangt von Rechtsanwälten die elektronische Einreichung der vorbereitenden Schriftsätze und der schriftlich einzureichenden Anträge und Erklärungen. § 32d StPO ordnet die elektronische Übermittlung für Verteidiger und Rechtsanwälte als Regel an und macht sie in Satz 2 für einen Katalog von Erklärungen zwingend, darunter die Berufung und die Revision mit ihren Begründungen. Nicht jede Erklärung im Strafverfahren muss elektronisch eingehen, die im Katalog genannten schon. § 31a BRAO verpflichtet jeden Anwalt, das besondere elektronische Anwaltspostfach einzurichten und den Zugang aufrechtzuerhalten, § 31b BRAO fügt für Berufsausübungsgesellschaften das Gesellschaftspostfach hinzu. Die passive Nutzungspflicht besteht seit 2018. Sie verlangt, dass der Anwalt Zustellungen und Mitteilungen über das Postfach zur Kenntnis nimmt, und damit eine Organisation, die das Postfach täglich abruft, auch bei Abwesenheit. Fehler im elektronischen Rechtsverkehr kosten Fristen, und wer das Postfach systematisch vernachlässigt, riskiert daneben ein Berufsrechtsverfahren. Der Anwaltsgerichtshof Nordrhein-Westfalen hat entschieden, dass die Pflicht auch den Anwalt trifft, der seine Zulassung behält und den Beruf nur noch eingeschränkt ausübt (AGH NRW, Urteil vom 14. Februar 2025 – 1 AGH 43/24). Der Bundesgerichtshof hat bestätigt, dass die Formpflicht den Anwalt auch in eigener Sache trifft. Legt der betroffene Rechtsanwalt im anwaltsgerichtlichen Verfahren selbst Berufung ein, muss er das elektronisch tun (BGH, Beschluss vom 11. November 2025 – AnwSt (B) 6/25). Wer die Form verfehlt, verliert das Rechtsmittel, bevor die Sache geprüft wird. Ist die elektronische Übermittlung aus technischen Gründen vorübergehend unmöglich, bleibt die Ersatzeinreichung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. Die Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen, und auf Anforderung ist das elektronische Dokument nachzureichen.

Vertretung bei Verhinderung

Nach § 53 BRAO muss der Anwalt für seine Vertretung sorgen, wenn er länger als eine Woche daran gehindert ist, seinen Beruf auszuüben, oder sich länger als eine Woche von seiner Kanzlei entfernen will. Vertreter kann ein Rechtsanwalt sein, eine Person mit der Befähigung zum Richteramt oder ein Referendar mit mindestens einem Jahr Vorbereitungsdienst. Einen Kollegen kann der Anwalt selbst bestellen, sonst bestellt die Kammer, und sie tut es von Amts wegen, wenn der Anwalt es versäumt. Die Vorschrift wird wenig beachtet, und die Kammern beanstanden ihre Verletzung selten, solange nichts passiert. Passiert etwas, etwa ein Fristversäumnis im Urlaub, ist die fehlende Vertreterbestellung ein Organisationsverschulden, das die Haftung begründet und berufsrechtlich zählt. In der Sozietät sichern die Sozien die Vertretung, der Einzelanwalt braucht eine Vereinbarung mit einem Kollegen. Bei Tod oder Verlust der Zulassung kann die Kammer nach § 55 BRAO einen Abwickler bestellen, der die laufenden Mandate zu Ende führt, und die Vorsorge für diesen Fall gehört zur Berufspflicht des Einzelanwalts, der seine Mandanten nicht mit einem verwaisten Büro zurücklassen darf.

Fortbildung

Nach § 43a Abs. 8 BRAO ist der Rechtsanwalt verpflichtet, sich fortzubilden. Die Pflicht ist ein Programmsatz ohne unmittelbare Sanktion. Die Satzungsversammlung diskutiert seit Jahren, wie sie zu konkretisieren wäre, und hat bisher keine Regelung beschlossen, die Umfang und Nachweis festlegt. Berufsrechtlich zählt die Fortbildungspflicht deshalb nur mittelbar, wenn ein Anwalt in einem Rechtsgebiet tätig wird, dessen Entwicklung er nicht kennt, und dadurch seine Sorgfaltspflicht verletzt. Für Fachanwälte gilt dagegen § 15 FAO mit einer nachweispflichtigen Fortbildung von jährlich fünfzehn Zeitstunden auf dem Fachgebiet, deren Versäumung zum Widerruf der Fachanwaltsbezeichnung führen kann, und die Kammern verlangen den Nachweis jährlich. Die Satzungsversammlung hat am 1. Juni 2026 Änderungen der Fachanwaltsordnung beschlossen, die am 1. Oktober 2026 in Kraft treten und unter anderem § 13 Nr. 3 und § 14i FAO sowie die Anforderungen im Sportrecht betreffen. Davon zu trennen ist die Pflicht des § 43f BRAO, im ersten Jahr nach der erstmaligen Zulassung eine Lehrveranstaltung über das anwaltliche Berufsrecht von mindestens zehn Zeitstunden zu besuchen, die das Kapitel zum System beschreibt. Die KI-Verordnung fügt seit 2025 eine weitere Pflicht hinzu. Die Kanzlei muss nach Art. 4 dafür sorgen, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt, was die Rubrik zur künstlichen Intelligenz behandelt.

Pflichten gegenüber Kollegen

§ 17 BORA verlangt kollegiales Verhalten, und neben der Sachlichkeit hat die Norm einige praktische Ausprägungen. Wer ein Mandat von einem Kollegen übernimmt, braucht dessen Zustimmung nicht. Er muss aber die Handakte beim Vorgänger anfordern, wenn der Mandant sie nicht hat, und er darf den Vorgänger gegenüber dem Mandanten nicht herabsetzen, um an das Mandat zu kommen. Wer einen Fehler des Vorgängers erkennt, muss den Mandanten darauf hinweisen, weil die Warnpflicht das gebietet, und die Kollegialität steht dem nicht im Weg. Absprachen unter Anwälten über Fristverlängerungen und Terminverlegungen sind einzuhalten. Wer eine zugesagte Fristverlängerung nicht gewährt, verhält sich unkollegial, auch wenn dem anderen daraus kein Rechtsnachteil entsteht, weil das Gericht an die Absprache ohnehin nicht gebunden ist. Die Anzeige eines Kollegen bei der Kammer ist zulässig und manchmal geboten, etwa bei Kenntnis von einer Veruntreuung von Fremdgeld. Unkollegial wird sie, wenn sie als Druckmittel in einem laufenden Verfahren dient.