Ombudsperson und Hinweisgebersysteme

Gesetzlicher Hintergrund

Nach § 12 HinSchG müssen Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens fünfzig Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten. Für bestimmte Bereiche gelten besondere Vorgaben unabhängig von dieser Schwelle. § 14 erlaubt, die Aufgaben einem Dritten zu übertragen. Die Verantwortung, geeignete Maßnahmen zur Behebung eines festgestellten Verstoßes zu ergreifen, verbleibt beim Beschäftigungsgeber. Ein externer Anwalt kann die Meldestelle betreiben, wenn die gesetzlichen Anforderungen an Unabhängigkeit, Fachkunde und Vertraulichkeit erfüllt sind.

§ 8 HinSchG verpflichtet die Meldestelle, die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, und sonstiger genannter Personen zu wahren. § 9 HinSchG nennt gesetzliche Ausnahmen dieser Vertraulichkeit. § 14 HinSchG erlaubt, die Aufgaben einer internen Meldestelle einem Dritten zu übertragen, ohne den Arbeitgeber von eigenen Pflichten zu befreien. § 15 HinSchG betrifft die unabhängige Tätigkeit und die Ausstattung. Aus diesem Gefüge folgt kein absoluter Beschlagnahmeschutz anwaltlich geführter Meldeakten. Die allgemeinen Regeln über Zeugnisverweigerung und Beschlagnahme bleiben zu prüfen.

Wer ist der Mandant

Regelmäßig ist das Unternehmen der Auftraggeber. Es beauftragt, organisiert und bezahlt. Der Hinweisgeber ist nicht ohne weiteres Mandant des Ombudsanwalts, auch wenn er das vertrauliche Gespräch sucht. Diese Zuordnung muss in der Gestaltung und in der ersten Kontaktaufnahme transparent sein. Wer als Hinweisgeber anwaltlichen Rat für die eigene Person sucht, braucht einen eigenen Mandantenstatus oder den klaren Hinweis, dass der Ombudsanwalt diesen nicht übernimmt.

Verschwiegenheit in zwei Richtungen

Der Ombudsanwalt unterliegt § 43a Abs. 2 BRAO und § 203 StGB. Gegenüber dem Hinweisgeber ist zu klären, welche Inhalte an das Unternehmen gehen dürfen und ob die Identität geschützt bleibt. Gegenüber dem Unternehmen ist zu regeln, was aus dem Gespräch mit dem Hinweisgeber nicht weitergegeben werden darf, obwohl das Unternehmen Auftraggeber ist. Ohne vorab kommunizierte Regeln gerät der Anwalt zwischen beide Erwartungen.

Folgemandate

Wird aus einem Hinweis ein Ermittlungs- oder Strafverfahren, entstehen Kollisionsrisiken. Wer als Ombudsperson Informationen über mögliche Pflichtverletzungen eines Geschäftsführers erhalten hat, kann nicht ohne weiteres später denselben Geschäftsführer verteidigen oder das Unternehmen gegen ihn vertreten. Die Prüfung folgt § 43a Abs. 4 BRAO. Sinnvoll ist, bereits im Vertrag zu regeln, welche Folgemandate ausgeschlossen sind.

Die interne Meldestelle muss den Eingang spätestens nach sieben Tagen bestätigen und den Hinweis prüfen. § 17 HinSchG verlangt eine Rückmeldung grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung. Unterbleibt diese, läuft die Frist spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung ab. Die Rückmeldung darf laufende Nachforschungen und die Rechte genannter Personen nicht beeinträchtigen. Welche Folgemaßnahmen die Meldestelle selbst übernimmt, ist auch im Mandat klar zu regeln. Eine Untersuchung gegen Beschäftigte bringt zusätzliche arbeits- und datenschutzrechtliche Anforderungen mit sich.