Büroorganisation, Mitarbeiter, Kollisionsprüfung und Kanzleinachfolge

Eine Frist ist versäumt. Nun wird rekonstruiert, wer sie notiert, wer sie kontrolliert und wer sich auf wen verlassen hat. Ob sich ein einzelnes Versehen oder ein Fehler der Organisation zeigt, kann über Wiedereinsetzung und Haftung entscheiden. Eine Kanzlei braucht deshalb Abläufe, die auch dann funktionieren, wenn der Anwalt gerade verhandelt, ein Mitarbeiter krank ist oder die Technik ausfällt.

Organisationsverschulden als Rechtsfigur

Die Rechtsprechung zur Wiedereinsetzung in den vorigen Stand hat über Jahrzehnte Anforderungen an die Kanzleiorganisation entwickelt, und das Berufsrecht nimmt sie als Maßstab der gewissenhaften Berufsausübung. Der Anwalt muss sein Büro so organisieren, dass Fristen zuverlässig erfasst, überwacht und eingehalten werden, dass Schriftstücke vollständig und rechtzeitig ausgehen, dass Post am Eingangstag bearbeitet wird und dass zuverlässiges Personal ausgewählt, angewiesen und überwacht wird. Routineaufgaben darf er delegieren, muss dann aber allgemeine Anweisungen erteilen, ihre Einhaltung stichprobenartig prüfen und bei Fehlern eingreifen. Was er selbst tun muss, kann er nicht delegieren, die Prüfung der Rechtsmittelfrist bei Zustellung eines Urteils, die Unterzeichnung von Schriftsätzen, die Berechnung einer Frist bei ungewöhnlichem Fristbeginn. Ein Kanzleihandbuch, das diese Abläufe beschreibt, ist keine gesetzliche Pflicht, aber das beste Beweismittel dafür, dass die Organisation bestand, und die Kammern verlangen bei Beschwerden über Organisationsmängel zunehmend seine Vorlage.

Beschäftigungsformen und Mitarbeiter

Die Kanzlei beschäftigt angestellte Rechtsanwälte, freie Mitarbeiter, Rechtsanwaltsfachangestellte, Referendare, Praktikanten und Aushilfen, und für jede Gruppe gelten eigene Regeln. Angestellte Rechtsanwälte sind nach § 26 BORA zu angemessenen Bedingungen zu beschäftigen, ihre Unabhängigkeit in der Sachbearbeitung ist zu wahren, und sie tragen alle Berufspflichten selbst. Freie Mitarbeiter sind selbständige Anwälte, die für die Kanzlei tätig werden. Ob sie scheinselbständig sind, hängt davon ab, ob sie eigene Mandate haben, ihre Arbeitszeit selbst bestimmen und ein eigenes Unternehmerrisiko tragen, und die Sozialversicherungsträger haben Anwaltskanzleien in den vergangenen Jahren verstärkt geprüft. Rechtsanwaltsfachangestellte sind berufsmäßig tätige Gehilfen, ihre Ausbildung folgt der Ausbildungsverordnung, und bevor sie beschäftigt werden, sind sie nach § 43a Abs. 2 BRAO in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten, mit einer Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, die zu dokumentieren ist. Referendare unterliegen der Verschwiegenheit kraft Gesetzes, sie dürfen nach § 43a Abs. 5 BRAO nicht in Sachen mitwirken, in denen sie vorbefasst sind, und ihre Ausbildung richtet sich nach den Landesgesetzen. Praktikanten und Aushilfen werden verpflichtet, bevor sie die erste Akte sehen. Für alle gilt, dass der Anwalt sie überwachen muss und dass er für Fehler haftet, die auf fehlender Anleitung oder Kontrolle beruhen, nicht für Fehler, die ein zuverlässiger, angewiesener und kontrollierter Mitarbeiter trotzdem begeht.

Die Kollisionsprüfung

Jedes neue Mandat wird vor der Annahme auf Interessenkonflikte geprüft, und diese Prüfung ist eine Organisationspflicht der Kanzlei, nicht nur des einzelnen Anwalts. Sie setzt ein Register voraus, in dem für jedes Mandat der Mandant, der Gegner, die weiteren Beteiligten und der Gegenstand erfasst sind, und jedes neue Mandat wird gegen dieses Register geprüft, bevor der Anwalt berät. Bei einer Anfrage ist deshalb zuerst zu klären, wer der Mandant ist, wer die Gegenseite ist und worum es geht. Erst dann darf der Anwalt sich den Sachverhalt anhören, weil schon das Anhören ein Anvertrauen ist, das das Tätigkeitsverbot auslöst. Das Register erfasst die Beteiligten unter allen Namen, unter denen sie auftreten, Gesellschaften mit ihren Gesellschaftern und Geschäftsführern, Ehegatten mit beiden Namen, und es enthält die Mandate aus den früheren Kanzleien der Sozien, soweit diese dort persönlich befasst waren. In der Berufsausübungsgesellschaft ist die Prüfung nach § 59e BRAO Pflicht der Gesellschaft, und ihr Fehlen ist ein Organisationsverschulden, das ein Verfahren nach § 113 Abs. 5 BRAO auslösen kann. § 43a Abs. 4 Satz 6 BRAO erlaubt es, für die Prüfung die Verschwiegenheit zu durchbrechen, sodass der Anwalt, der von einer anderen Kanzlei kommt, seine früheren Mandanten für das Register nennen darf. Datenschutzrechtlich steht das Register auf festem Grund. Die Kanzlei führt es, weil das Berufsrecht die Prüfung verlangt, und eine pauschale Löschungspflicht, die dieser Aufgabe entgegenstünde, kennt das Datenschutzrecht nicht. Art. 17 DSGVO weicht der rechtlichen Verpflichtung, und die Verpflichtung, das Tätigkeitsverbot zu beachten, endet nicht mit dem Mandat. Das Spannungsverhältnis zwischen dem ewigen Tätigkeitsverbot und dem Grundsatz der Speicherbegrenzung ist im Kapitel zum Interessenkonflikt beschrieben. Es wird nicht durch Löschen aufgelöst, sondern durch Beschränkung. Das Register enthält Namen, Rollen und Gegenstand, nicht die Akteninhalte, und es dient nur der Prüfung, nicht der Wiederverwendung des Wissens.

Fristen, Post und Ausgang

Die Fristenkontrolle verlangt nach der Rechtsprechung einen Fristenkalender, in den jede Frist mit Vorfrist eingetragen wird, eine Regel, wer Fristen berechnet und einträgt, eine Kontrolle der Eintragung durch eine zweite Person oder den Anwalt bei Rechtsmittelfristen, eine tägliche Prüfung des Kalenders und die Regel, dass eine Frist erst gestrichen wird, wenn der Schriftsatz tatsächlich ausgegangen ist. Die Ausgangskontrolle verlangt, dass die Übermittlung eines fristwahrenden Schriftsatzes über das beA anhand des Prüfprotokolls kontrolliert wird, auf den richtigen Empfänger, das richtige Dokument und die erfolgreiche Übermittlung, und dass die Frist erst danach gestrichen wird. Der Bundesgerichtshof hat in einer Vielzahl von Entscheidungen Wiedereinsetzung versagt, weil die Ausgangskontrolle nicht genügte, und die berufsrechtliche Beanstandung folgt der zivilrechtlichen Rechtsprechung. Der Posteingang wird am Eingangstag bearbeitet, Zustellungen erhalten das Eingangsdatum, das beA wird täglich abgerufen, auch wenn der Anwalt abwesend ist, und die Wiedervorlage ist so organisiert, dass kein Mandat länger als einige Wochen liegen bleibt. Wer diese Abläufe hat, kann bei einem Fehler Wiedereinsetzung beantragen und der Kammer die Organisation darlegen. Wer sie nicht hat, verliert beides.

Vertretung, Abwicklung und Notfallplan

Nach § 53 BRAO muss der Anwalt für einen Vertreter sorgen, wenn er länger als eine Woche verhindert ist, und die Kammer bestellt ihn, wenn der Anwalt es versäumt. Nach § 55 BRAO bestellt die Kammer einen Abwickler, wenn der Anwalt stirbt oder die Zulassung verliert. Der Abwickler führt die laufenden Mandate zu Ende, verwaltet die Kanzlei und rechnet ab, er handelt mit Zustimmung der Erben oder des früheren Anwalts und führt die Kanzlei nicht fort. Viele Einzelkanzleien haben keinen Notfallplan, und der Tod eines Anwalts lässt die Mandanten mit laufenden Fristen und die Erben mit einer Kanzlei zurück, die niemand führen kann. Ein Notfallplan enthält die Vereinbarung mit einem Kollegen über die Vertretung, eine Vollmacht für den Zugang zu Konten und Postfach, eine Übersicht der laufenden Mandate mit Fristen und eine Regel, wer die Mandanten informiert. Die Kammern bieten dafür Muster an, und die Berufshaftpflichtversicherer verlangen den Plan zunehmend als Voraussetzung für die Deckung.

Kanzleiübernahme, Verkauf und Mandantenübergang

Die Kanzlei kann verkauft, übergeben oder in eine Sozietät eingebracht werden, und jedes Mal stellt sich die Frage, was mit den Mandaten geschieht. Das Mandat ist ein Vertrag mit dem Anwalt, es geht nicht von selbst auf den Nachfolger über, und die Übergabe der Handakten an einen Nachfolger ohne Zustimmung des Mandanten verletzt die Verschwiegenheit, wie der Bundesgerichtshof für den Verkauf einer Arztpraxis entschieden hat und wie es für Anwaltskanzleien ebenso gilt. Der Nachfolger erhält die Akten deshalb erst, wenn der Mandant zugestimmt hat, ausdrücklich oder indem er das Mandat nach Information über den Wechsel fortsetzt, und der Kaufvertrag über eine Kanzlei muss die Übergabe der Mandate von dieser Zustimmung abhängig machen. Die üblichen Verträge sehen vor, dass der Verkäufer die Mandanten anschreibt, der Nachfolger sich vorstellt und die Mandanten wählen, und der Kaufpreis bemisst sich häufig nach dem Umsatz der übergegangenen Mandate. Der Verkäufer bleibt verantwortlich für die Mandate, die nicht übergehen, und für die Aufbewahrung der Akten beendeter Mandate, deren gesetzliche Fristen mit dem Verkauf nicht enden, und er muss für Regressansprüche versichert bleiben, wofür die Nachhaftungsdeckung der Berufshaftpflichtversicherung sorgt. Beim Tod des Anwalts können die Erben die Kanzlei nicht fortführen, weil sie keine Anwälte sind, sie können sie aber über den Abwickler verkaufen, und die Zustimmung der Mandanten bleibt auch dann nötig. Für den Eintritt in eine Sozietät gelten dieselben Regeln. Der eintretende Anwalt bringt seine Mandate nur mit deren Zustimmung ein, und die Kollisionsprüfung gegen die Mandate der aufnehmenden Kanzlei geht dem Eintritt voraus.