Datenschutz und sichere Kommunikation

Das besondere elektronische Anwaltspostfach

Nach § 31a BRAO richtet die Bundesrechtsanwaltskammer für jeden eingetragenen Rechtsanwalt ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach ein. Der Inhaber muss die technischen Einrichtungen vorhalten und Zustellungen zur Kenntnis nehmen. Die passive Nutzungspflicht ist Teil der Berufsausübung. Wer den Zugang nicht unterhält oder eingehende Nachrichten nicht prüft, riskiert Fristversäumnisse mit berufsrechtlichen und haftungsrechtlichen Folgen. Die aktive Nutzung für Schriftsätze folgt aus den jeweiligen Verfahrensordnungen.

Die elektronische Form kann auch den Anwalt treffen, der selbst Verfahrensbeteiligter ist. In seinem Beschluss vom 11. November 2025, AnwSt (B) 6/25, wendet der Bundesgerichtshof die anwaltliche elektronische Einreichungspflicht auch auf den in eigener Sache handelnden Rechtsanwalt im anwaltsgerichtlichen Verfahren an. Maßgeblich bleiben der konkrete Rechtsbehelf und die einschlägige Verfahrensvorschrift. Gesetzliche Ausnahmen bei vorübergehender technischer Unmöglichkeit setzen deren Voraussetzungen und die erforderliche Darlegung voraus. Ein einfacher Wechsel zum Papier wahrt die Form nicht schon deshalb, weil er bequemer ist.

Datenschutzrecht in der Kanzlei

Die Verarbeitung personenbezogener Daten benötigt einen bestimmten Zweck und eine Rechtsgrundlage. Der Mandatsvertrag kann die Verarbeitung der Daten des beauftragenden Mandanten tragen. Für Daten von Gegnern, Zeugen oder Beschäftigten ist die passende Grundlage gesondert zu bestimmen, etwa die Wahrung berechtigter Interessen oder eine rechtliche Verpflichtung. Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien unterliegen zusätzlich Art. 9 DSGVO. Für Angaben über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gilt Art. 10. Die Einwilligung des Mandanten beantwortet diese Fragen für andere Betroffene nicht. Verarbeitet ein Dienstleister Daten im Auftrag, tritt das Vertragsprogramm des Art. 28 neben § 43e BRAO.

Art. 32 der Verordnung verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen unter Berücksichtigung von Stand der Technik, Implementierungskosten, Art, Umfang, Umständen und Zwecken der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos. Verschlüsselung, getrennte Schlüsselhoheit, Zugriffskonzept und dokumentierte Wiederherstellung gehören in diese Abwägung. Sie sind keine technische Vorliebe.

Eine Übermittlung in ein Drittland richtet sich nach dem fünften Kapitel der Verordnung. Ein Sitz des Anbieters in der Europäischen Union beantwortet diese Frage nicht von selbst, wenn Unterauftragsverarbeiter oder Verwaltungszugriffe außerhalb liegen. Umgekehrt ist eine Verarbeitung außerhalb der Union nicht schon deshalb unzulässig, weil sie außerhalb liegt. Es kommt auf den konkreten Transfermechanismus und auf das Schutzniveau an.

Kommunikation mit Mandanten

Für die Korrespondenz mit Mandanten gilt kein ausnahmsloses Verbot gewöhnlicher E-Mail. Der gewählte Übertragungsweg muss zur Schutzbedürftigkeit des Inhalts passen. Die Abstimmung eines Besprechungstermins und die Übersendung einer vollständigen Strafakte können unterschiedliche Sicherungen verlangen. Dabei sind auch Empfängeradresse, Anhänge und die Gefahr einer versehentlichen Weiterleitung zu berücksichtigen. Die Kommunikationswege sollten mit dem Mandanten abgestimmt werden, ohne Schutzinteressen Dritter zu übergehen.

Zugriffsrechte sollten sich an den Aufgaben der jeweiligen Personen orientieren. Das gilt für Vertretungen im Postfach ebenso wie für die elektronische Akte. Wird ein Mandat beendet oder verlässt jemand die Kanzlei, müssen die Berechtigungen angepasst werden. Verschlüsselung, verlässliche Sicherungskopien und erprobte Wiederherstellung helfen, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit zusammen zu gewährleisten. Eine Sicherungskopie, deren Wiederherstellung noch nie funktioniert hat, ist vor allem eine beruhigende Dateibezeichnung.