Verschwiegenheit bei der Betriebsprüfung

Zwei Pflichtenkreise

Die steuerliche Außenprüfung ist nach § 193 AO auch bei Freiberuflern zulässig. § 200 AO regelt die Mitwirkung, insbesondere Auskünfte und die Vorlage prüfungsrelevanter Unterlagen. § 147 AO bestimmt die Aufbewahrung bestimmter Unterlagen und den steuerlichen Datenzugriff. Welche Aufzeichnungen überhaupt zu erstellen sind, ergibt sich aus den jeweils einschlägigen steuerlichen Pflichten. Für die Kanzlei bedeutet das, dass ihre eigenen Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich prüfbar bleiben.

Anders als ein Händler führt der Anwalt seine Bücher über Vorgänge, die zugleich Mandatsgeheimnisse sein können. Honorarrechnungen nennen oft Mandanten und Gegenstände. Handakten nach § 50 BRAO geben ein Bild über die Bearbeitung der Aufträge. Sie sind Aufbewahrungs- und Herausgabeordnung gegenüber dem Auftraggeber, keine Freigabenorm zugunsten der Finanzverwaltung. Die gesamte Handakte ist deshalb nicht schon deshalb vorzulegen, weil eine Außenprüfung stattfindet.

Verweigerungsrechte und ihre Grenzen

Gegenüber der Finanzbehörde können Rechtsanwälte nach § 102 Abs. 1 Nr. 3 Buchstabe b AO die Auskunft über das verweigern, was ihnen in dieser Eigenschaft anvertraut oder bekannt geworden ist. § 104 Abs. 1 AO erstreckt das auf die Vorlage von Urkunden, soweit die Auskunft verweigert werden darf. Absatz 2 zieht eine wichtige Grenze. Die Vorlage kann nicht verweigert werden für Urkunden, die für den Beteiligten aufbewahrt werden, soweit dieser bei eigenem Gewahrsam zur Vorlage verpflichtet wäre. Dazu zählen auch geführte Geschäftsbücher und Aufzeichnungen.

Daraus folgt eine Trennungsaufgabe, keine pauschale Öffnung. Prüfungsgegenstand der Kanzleiprüfung sind die steuerlich relevanten Werte der Kanzlei. Geschützt bleiben Inhalte, die dem Mandatsgeheimnis unterliegen und nicht als eigene steuerliche Unterlage der Kanzlei vorzulegen sind. Wo eine Rechnung beides enthält, das offenbarungsfähige Zahlenwerk und den schutzwürdigen Mandatsinhalt, ist über Schwärzungen oder eine geordnete Sonderung nachzudenken. Ein allgemeines Freigeben ganzer Handakten folgt daraus nicht.

Prüfung der Kanzlei oder des Mandanten

Gilt die Außenprüfung der Kanzlei selbst, ist der Anwalt Steuerpflichtiger mit den Pflichten des § 200 AO und den Grenzen der §§ 102 und 104 AO. Wird dagegen ein Mandant geprüft und wendet sich die Verwaltung an den Anwalt als Dritten, bleiben dieselben Verweigerungsrechte zu prüfen. Das Steuergeheimnis des § 30 AO schützt umgekehrt steuerliche Daten bei der Behörde. Es ersetzt nicht die anwaltliche Verschwiegenheit und begründet sie auch nicht.

Praktischer Umgang

Die Trennung muss eine steuerliche Prüfung ermöglichen, ohne geschützte Mandatsinformationen unnötig offenzulegen. Der Bundesfinanzhof erkennt die Vorlage neutralisierter Unterlagen als Weg an, beide Anforderungen zu erfüllen (BFH, Urteil vom 16. Dezember 2014, VIII R 52/12). Schwärzungen müssen dazu gezielt sein. Werden auch die steuerlich erforderlichen Zusammenhänge unkenntlich, ist der Konflikt lediglich auf die Frage verlagert, ob die Angaben noch überprüfbar sind.

Die Vorbereitung beginnt deshalb mit dem konkreten Vorlageverlangen. Welche Unterlagen werden verlangt, welchen steuerlichen Vorgang sollen sie belegen und welche Bestandteile enthalten Mandatsgeheimnisse. Diese Fragen sind vor der Herausgabe zu klären. Ein pauschaler Zugriff auf die gesamte Kanzleiablage ist ebenso wenig eine sachgerechte Lösung wie die Verweigerung sämtlicher Nachweise unter Berufung auf den Anwaltsberuf.